Loading...
A. Additional Information (Enclosure, Carbon copy, Postscript, etc.) Informasi tambahan dicantumkan ketika seorang koresponden ingin menunjukkan, memberitahukan bahwa surat yang ia kirim disertai dengan beberapa lampiran (enclosure) atau tembusan (carbon copies). Informasi tambahan tersebut bisa juga berupa Postscript.
Enclosure (Larnpiran) Pernyataan adanya lampiran ditulis jika surat disertai oleh lampiran-lampiran seperti makalah, sampel untuk eksperimen, brosur, atau dalam dunia bisnis mungkin berupa surat tagihan, daftar harga, dll.
Bentuk penulisannya bisa lengkap "Enclosure:" atau jika ingin disingkat bisa ditulis "ENC", Enc", atau "enc", dan ditambahkan huruf "s" jika ada lebih dari satu lampiran. Contoh penulisan:
Encs:
Encs:
1. Three original manuscripts
2. Two SEM photomicrographs for Figure 3
2. Two SEM photomicrographs for Figure 3
Hal yang perlu diperhatikan di sini adalah jumlah lampiran yang tertulis dalam daftar harus sama dengan yang disertakan dalam surat.
B. Carbon Copies (Tembusan)Ketika diambil kopi-kopi karbon sebagai tembusan dengan maksud mengirimkannya ke pihak-pihak yag berkepentingan, maka biasanya pada bagian bawah surat ditulis daftar sirkulasi. Pernyataan ini biasanya dituliskan "copies to:", "CC:", "c.c.", atau "cc:" yang ditaruh dua spasi di bawah lampiran. CC adalah singkatan dari carbon copy. Contoh:
✓CC. Dr. Anwar Moe'in, Director of the Scientific Language Centre
✓CC. Dr. Anwar Moe'in, Director of the Scientific Language Centre
C. Postscript Postscript atau biasa disingkat PS ditulis di bagian akhir surat dan digunakan untuk menyampaikan hal-hal yang sifatnya sederhana dan biasanya tidak berhubungan langsung dangan isi pokok surat. Contoh penulisan post-script:
✓ P.S. Good luck! We hope you can pass in entrance examination of The Tokyo -University.
✓ PS We just heard that Dr. Sadili is arriying lwre tomorrow.
D. Format Surat Ada tiga jenis kom.unikasi tertulis yang biasa kita kenal, yakni: catatan (note), methorandum, dan surat. Catatan dan memorandum pada dasarnya sama, tetapi ca.tatan lebih sering dipakai ketika kita mengirimkan pesan-pesan pendek ke kolega atau orang-orang yang kita kenal.
Memorandum sedikit lebih formal daripada catatan dan biasanya dipakai untuk korespondensi dalam satu lernbaga atau universitas. Sedangkan surat merupakan jenis korespondensi yang paling formal di antara ketiganya. Sebelum menyirtggung mengenai format surat, ada baiknya untuk mengetengahkan format dari mernorandum. Memorandum bisa ditulis dengan memakai format berikut:
Sebagai aturan, memorandum hanya berisi satu topik dan ini tercermin dalam deskripsi yang ditulis pada bagian SUBJECT. (Pada beberapa memorandum, SUBJECT diganti dengan ungkapan RE yang lebih singkat.) Format memo sangat bervariasi menurut pembuatnya/organisasinya.
Judul memorandum bisa ditulis MEMORANDUM, MEMO, INTEROFFICE CORRESPONDENCE, dan beberapa sinonium lainnya. Posisi TO dan FROM bisa dipertukarkan. Sedangkan DATE bisa ditulis di sebelah atas MEMO atau ditaruh di bawah SUBJECT.
Pada mulanya, memo dibedakan dengan surat bisnis terutama karena memo hanya dipakai di dalam suatu organisasi atau badan atau perusahaan, sedangkan surat bisnis dipakai untuk korespondensi antarorganisasi. Akan tetapi perbedaan tersebut sekarang tidak sedemikian jelas.
Fungsi surat kadang-kadang diambil alih oleh memo, sebaliknya untuk urusan-urusan intern/dalam satu organisasi tidak jarang dipakai surat. Contoh pada kasus pengunduran diri seorang karyawan, biasanya banyak yang memakai surat.
Mana yang lebih cocok dipakai, sepenuhnya tergantung penilaian yang bersangkutan. Akan tetapi sebaiknya kita untuk situasi-situasi berikut, menggunakan memo:
- Menyampaikan informasi penting kepada seluruh anggota organisasi. Misalnya tentang kedatangan tamu penting atau datangnya peralatan baru.
- Menyampaikan kebijakan-kebijakan baru organisasi.
- Menyampaikan perkembangan situasi dan aktivitas vital. Misalnya rusaknya satu peralatan yang mengganggu kegiatan secara keseluruhan.
- Menyampaikan ide yang ingin Anda .akui sebagai ide orisinil Anda sendiri. Hal ini untuk menghindari kemungkinan diakui orang lain jika hanya disampaikan secara lisan.
- Mengeluarkan instruksi penting yang harus diikuti. Misalnya membeli barang, meminjam mobil, dll.
Berikutnya adalah satu contoh memorandum yang ditulis dengan baik
Format surat telah berubah dari waktu ke waktu. Sebelum tahun 1970an barangkali Anda hanya menjumpai bentuk yang sekarang disebut modified semiblock. Akan tetapi perkembangan dan kemajuan terutama di bidang jasa, bisnis, dan perdagangan telah menghasilkan perubahan atau penyederhanaan format surat. Sekarang berbagai format surat telah umum digunakan, beberapa di antaranya cukup sederhana tapi sebagian lagi memberikan cara pengetikan yang lebih rumit. Format surat yang sekarang secara garis besar bisa dibagi menjadi:
1. Block Format (Bentuk Lurus)
2. Modified Block Format (Bentuk Lurus Termodi-fikasi)
3. Modified Semiblock Format (Bentuk Setengah Lurus Termodifikasi)
4. Simplified Format (Bentuk yang Disederhanakan)
5. Hanging Indented Format (Bentuk Alinea Menggantung)
Sumber Pustaka: Kesaint Blanc-Anggota IKAPI
Loading...