Loading...
Penulisan alamat dalam amplop, harus mengikuti standar, yakni diketik di bagian atas surat tepat di bawah referensi dan tanggal. Termasuk yang harus ditulis di sini adalah nama si penerima surat, yang keduanya diketik persis sebagaimana yang Anda tulis pada amplop surat.
Pengetikan harus menggunakan spasi tunggal dan nama kota ditulis dengan huruf besar. Masing-masing bagian alamat ditulis pada garis baru. Satu contoh dari penulisan alamat dalam surat adalah sebagai berikut:
President
De Castro String Company
524 Fredericks Street
SAN FRANSISCO
CA 94114
Bentuk di atas disebut block format, atau bentuk lurus. Bila ditulis dalam bentuk inside address bisa menggunakan in-dented format, akan berbentuk sebagai berikut:
President
De Castro String Company
524 Fredericks Street SAN
FRANSISCO
CA 94114
Pada umumnya bentuk lurus (btock format) lebih disukai. Penulisan istilah "CA" pada contoh di atas mengarti-kan negara bagian California. Untuk negara-negara bagian lainnya, penyingkatan seperti ini dapat dilihat dari tabel berikut.
Attention Line (Baris Perhatian)
Attention line dipakai ketika Anda tidak mengetahui nama dari orang yang Anda tuju dan surat dialamatkan ke organisasi/perusahaan tempat ia bekerja. Attention line bisa juga dipakai ketika Anda mengetahui nama dari orang yang Anda tuju tetapi Anda tidak mengetahui dengan pasti gelarnya. Kegunaan lain dari attention line adalah agar surat lebih cepat sampai pada orang yang dituju. Contoh dari attention line:
Attention: Laboratory Assistant,
✓ For the attention: Customer Service,
✓ ATTENTION Assistant of Professor Naseer
✓ ATTENTION- Mr. Abdel Malik
✓ Attention of Purchase Manager
Artinya, attention line menunjukkan orang yang mene-rima surat dan surat harus disampaikan ke pihak yang dituju. Attention line ditempatkan dua spasi di bawah baris terakhir inside address.
Greeting atau Salutation (Salarn Pembuka)
Salam pembuka biasa dipakai dalam hampir semua format surat, kecuali memorandum atau surat yang disederhanakan.
Cara penulisan salam pembuka ini sangat tergantung pada .status orang. Salam pembuka secara tidak langsung menunjukkan tingkat hubungan antara si pengirim surat dan si penerima surat. Dalam penulisan salam pembuka nama lengkap tidak perlu digunakan, dan akan lebih baik untuk menggunakan nama awalnya saja jika orang yang dituju mempunyai hubungan sangat dekat dengan si pengirim surat.
Satu hal penting lainnya yang perlu diingat adalah adanya kaitan yang erat antara salam pembuka, salam penutup dan tanda tangan, yang akan dijelaskan nanti pada bagian complimentary close (salam penutup).
Berikut adalah contoh-contoh dari salam pernbuka yang biasa dipakai:
✓ Dear Sir:
✓ Dear Sir,
✓ Dear Sir
✓ Dear Sirs:
✓ Dear Madam:
✓ To Whom It May. Concem: (atau TO WHOM IT MAY CONCERN:)
✓ Dear Mr. Brown:
✓ Dear Ms. White:
Perhatikan tiga contoh pertama, yang semuanya meng-gunakan "Dear Sir", akan tetapi berbeda dalam tanda tulis yang mengiringinya. Yang pertama mewakili gaya Amerika, sedangkan dua contoh berikutnya mewakili gaya Inggris.
Gaya yang mana pun bisa dipakai, tetapi dalam buku ini penulis hanya menggunakan gaya Amerika sebagaimana yang akan Anda lihat pada halaman-halaman selanjutnya. Contoh terhadap seseorang yang bernama Prof. Dr. Abdullah Rosyid, maka salam pembuka bisa ditulis sebagai berikut:
✓ Dear Abdullah: (jika ia sahabat kental, maka biasanya nama pertama yang ditulis)
✓ Dear Dr. Rosyid:
✓ Dear.' Mr. Rosyid:
✓ Dear Professor Rosyid:
Sesungguhnya tidak ada aturan yang ketat mengenai pemilihan model salam pembuka. Setiap individu, institusi, atau organisasi dapat mernilih cara masing-masing dalam mengekspresikan salam pembuka. Di Amerika Serikat salam pembuka yang paling umum dipakai adalah
✓ Gentlemen:
✓ Ladies:
✓ Ladies and Gentlemen:
Ketika yang dituju adalah orang setingkat dekan, rektor atau menteri, yang jika kebetulan secara pribadi tidak dikenal, maka akan lebih baik jika ditulis seperti berikut:
✓ Dear
✓ Dear
✓ Dear
✓ Dear
Director: President: Dean: Minister:
Sumber Pustaka: Kesaint Blanc-Anggota IKAPI
Loading...